Co-meeting, mode d’emploi

    Co-meeting

    Quand l’analyse d’un chercheur rencontre l’intuition d’un entrepreneur… Regards croisés sur le co-meeting entre Françoise Bronner, chercheur en organisation et espaces de travail et Xavier Ginoux, créateur des OpenMind Kfé.Trop souvent vos collaborateurs perdent leur temps et votre argent dans des réunions stériles ou organisent machinalement des séminaires sans être bien accompagnés et aidés dans l’organisation logistique et intellectuelle indispensable dans cette période de grandes mutations des organisations. Mais sont-ils vraiment prêts à se désintoxiquer de la réunionite aiguë ? Sont-ils vraiment prêts à changer leurs habitudes ? Sont-ils prêts à plonger dans un nouvel «état d’esprit» ? Sont-ils prêts à abandonner de vieux schémas de pensée et des modes de fonctionnements obsolètes? Sont-ils prêts à considérer vos problématiques à partir de points de vue différents? Sont-ils prêts à partager leurs connaissances, leurs expériences, leurs idées, leur énergie ?

    Pour cela il leur faut :

    • Rompre avec notre habitude d’écoute du sacro-saint conférencier, du professeur-je-sais-toutou du
    • Se libérer des contraintes budgétaires centralisées selon les organisations, par les achats ou des services externes aux équipes concernées et qui peuvent aujourd’hui difficilement identifier les lieux et espaces adaptés à ses nouvelles exigences.

    L’ espace de co-meeting et pour certaines entreprises, en complément, l’espace de co-design interne, apportent des solutions concrètes aux réunions d’équipes. Ces nouveaux espaces s’inscrivent dans la lignée des nouveaux modes de réunions et d’innovation. Ils participent à la forte évolution des modes de travail, au bien et mieux- être du salarié et doivent être utilisés avec des «  Facilitateurs ».

    Externes ou internes à l’entreprise, les facilitateurs sont les meilleurs accompagnateurs de la transformation des organisations.

    Quand ils utilisent ces nouveaux lieux, les facilitateurs y associent les méthodes participatives, les espaces et les technologies pour stimuler efficacement la créativité et la coopération. S’inspirer, rechercher, questionner, observer, développer, réseauter, expérimenter, partager, converger!  Bien qu’elles diffèrent dans leurs formats, les méthodologies participatives font toutes appel à l’intelligence collective, stimulent la créativité et surtout reposent sur des méthodes et des techniques rigoureuses et éprouvées.

    Ces méthodologies participatives (et les techniques d’animation associées) reposent sur le postulat que l’implication d’un grand nombre de personnes améliore à la fois la qualité et la quantité des propositions générées par le groupe. A cela il faut ajouter que d’une part l’appropriation des solutions stratégiques ainsi « co-élaborées » est facilitée et d’autre part que la motivation des participants à les mettre en œuvre est renforcée. Se réunir devient donc un processus tangible de création de valeurs à l’issue duquel une mise en œuvre effective peut démarrer.

    Dans un atelier participatif, chaque participant est sollicité afin de créer de la valeur, il devient un participant-acteur.

    De récepteur, le participant devient donc un initiateur/acteur. Chacun a la possibilité de s’exprimer grâce aux techniques d’animations participatives. Toutes les possibilités d’intervention sur la ressource spatiale (mobilier, éclairage, tableaux interactifs, objets et matériaux) facilitent le passage des participants d’un statut passif à un rôle actif.

    Une phase de réflexion et de production d’idées en mode individuel précède le travail en sous-groupes et permet à l’individu d’être force de proposition et de contribuer à la dynamique du groupe. La variété des zones des espaces de co-meeting offre à chacun la possibilité de se détendre, se ressourcer, expérimenter, découvrir, ressentir, s’inspirer, s’étonner, échanger, se remémorer. Les ambiances lumineuses, visuelles, musicales varient selon les activités et les ateliers. Les participants ont toute latitude pour aller rechercher de l’information dans les bases de données, utiliser les chemins de méditation ou les bulles individuelles pour se concentrer, les chemins de conversation pour échanger et approfondir certains thèmes. Élaborations d’idées, de stratégies, analyses, évaluations, synthèses, expérimentations, explorations, itérations, découvertes, choix, recherches de consensus, alignements, constructions d’un plan d’action, appropriations…

    Le travail en sous-groupes permet le partage, la synthèse et la structuration des idées produites. Il inclut également l’approfondissement et la hiérarchisation des solutions retenues. La restitution et le partage des travaux peuvent prendre la forme d’une présentation à l’ensemble des participants ou bien d’une restitution par rotation : chaque sous-groupe délègue un ou deux permanents pour expliquer ses travaux et ses résultats aux membres des autres sous-groupes. Un atelier participatif ambitionne donc d’amener le groupe à une vision partagée, une co-création de solutions et une mise en action collective. L’environnement doit alors agir comme un révélateur de la motivation et de l’engagement individuel. Il doit être source d’inspiration et permettre de prendre du recul, d’ouvrir de nouvelles perspectives, et de stimuler la créativité.

    Les environnements permettant d’accueillir des groupes de 30 à 150 personnes sont pour l’heure rares et inadéquats. Les aménagements, mobiliers et équipements ne concourent pas à créer des environnements pratiques et dotés d’un confort optimum. Ils ne contribuent guère au bien-être physique et psychologique des participants ; l’atmosphère qu’ils dégagent n’est pas source de motivation et d’inspiration, et n’aide jamais à provoquer la surprise, voire des états « disruptifs » qui amènent des solutions radicalement innovantes. Dans un espace de co-meeting , spécifiquement adapté à des groupes de 10 à 60 personnes, les espaces et les équipements sont plus que de simples outils. Au-delà d’optimiser les différents modes d’animation, ils ont vocation à servir de catalyseur, à créer et faire vivre une expérience qui soit vecteur de transformations pour les participants.

    La réunion se transforme en une réelle expérience qui allie quatre intelligences différentes :

    – l’intelligence rationnelle,

    – l’intelligence émotionnelle,

    – l’intelligence sensorielle,

    – l’intelligence relationnelle.

    La mise en œuvre de l’intelligence sous ses quatre formes et le rôle de participants/acteurs forgent les bases solides d’une préparation à l’action et à la production de résultats concrets. Les espaces qui diffusent un nouvel état d’esprit, deviennent désormais incontournables.  Vive le co-meeting* !

    Françoise Bronner et Xavier Ginoux

    *co-meeting :  réunion collaborative

     

    • Laurence Rousseau

      directrice de la rédaction

      Aux commandes de la marque Meet In depuis 2000, Laurence poursuit l'analyse de l'univers de la rencontre événementielle pour lui donner sa juste résonance médiatique.

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