En février, dans le “monde d’avant”, Xavier Ginoux exhortait dans nos colonnes les entreprises à inverser la pyramide de Maslow pour aborder l’organisation leurs réunions par le sens plutôt que par les petits fours. Aujourd’hui, le fondateur d’Openmind Kfé dessine les contours du “monde d’après” et définit une nouvelle équation de la réunion.

    « Télétravail, massif et imposé dans un premier temps, accéléré dans tous les cas ; incertitude augmentée dans un contexte sanitaire et économique fragile ; transformation en cours de nos chaînes de valeurs (revalorisation du care, attrait en berne des villes foyers de risque, nouvelles solidarités)… sont autant de données qui rendent encore plus crucial le renouvellement de l’engagement des collaborateurs. En effet, ce sujet, accentué par la nouvelle transition initiée le 11 mai avec le déconfinement et les inégalités de situations entre salariés, n’est pas prêt de perdre de son actualité

    Dans ce contexte, il faut réinventer la manière dont on pense les temps collectifs de l’entreprise.

    Le confinement a vu l’avènement forcé du tout digital. Certains ont prouvé avec succès que formations, réunions et ateliers digitaux, très préparés et bien facilités, pouvait être une expérience réussie, et donc engageante, pour les collaborateurs.

    Mais au delà des contraintes sanitaires qui, nous le souhaitons, vont s’assouplir petit à petit pour disparaître, quel rééquilibrage est souhaitable ? Comment penser les temps collectifs, qu’ils aient pour but la convivialité, la prise de décision ou la créativité ?

    Pour résoudre cette équation mouvante, nous proposons les variables suivantes :

    • des bureaux repensés aux surfaces réduites. Sièges sociaux, directions régionales… ils restent des lieux d’appartenance, de passage et hébergeant certaines fonctions supports. Réaménagés, ils mixent un flex office convivial et petits espaces de réunion (pour 2 à 10 personnes).
    • le télétravail généralisé et maintenu, dans des conditions plus souples que celles imposées par le confinement. Des partenariats avec les espaces de co-working de proximité permettront aussi de redonner le choix aux salariés et de résoudre les difficultés posées par le télétravail confiné.
    • un accompagnement des managers à travers des formations et le déploiement d’outils digitaux adaptés pour renouveler les relations de confiance avec leurs équipes
    • des lieux de comeeting, équipés et adaptés, tant aux règles sanitaires qu’au travail collaboratif. Lieux de réunions, ils accueillent les temps de convivialité sans lesquels le déploiement du télétravail ne tiendra pas la longueur, les sessions d’intelligence collective pour penser l’activité de l’entreprise, les kick off et bilans qui continueront de rythmer la vie des organisations.

    Lieux externes, ils seront choisis pour leur adéquation à l’objectif de la réunion, leur état d’esprit, leur fonctionnalité, remettant ainsi au coeur du processus de décision la notion d’adéquation lieu/contenu.

    Ces lieux de co-meeting sont aussi les tours de contrôle / les studios de diffusion qui, en fédérant les acteurs de la transformation de l’entreprises, leurs méthodes et leurs outils, permettront de concrétiser dans les prochaines semaines des événements d’envergure en phygital.

    Cette équation est positive pour plusieurs raisons :

    • financièrement, ce modèle permet de faire des économies, notamment immobilières
    • la mise en place de partenariats et d’abonnements avec des coworkings et comeetings choisis assurera une plus grande flexibilité aux collaborateurs, une maîtrise des coût, voire leur mutualisation avec d’autres entreprises du territoire
    • écologiquement, réduction de la surface des bureaux, télétravail et comeeting permettent de réduire de manière significative l’impact carbone de l’entreprise.

    Quant à l’engagement, qui reste le meilleur levier d’efficacité du fonctionnement d’une entreprise, il sera en grande partie nourri par ces temps collectifs fédérateurs. Voilà qui renforce la place centrale de la réunion – bien pensée – dans la vie de l’entreprise. Cela nécessite de mobiliser toujours plus l’intelligence collective, de construire des formats pertinents, interactifs et collaboratifs, de laisser s’exprimer les individualités, ainsi que de respecter les rythmes d’apprentissage et les besoins sociaux, physiques et intellectuels des collaborateurs, comme nous proposons de le faire avec la Maternelle des Grands.

    Un beau challenge qu’OpenMind Kfé et son équipe sont prêts à relever ! »

    Xavier  Ginoux, fondateur et CEO d’OpenMind Kfé 

     

    • Laurence Rousseau

      directrice de la rédaction

      Aux commandes de la marque Meet In depuis 2000, Laurence poursuit l'analyse de l'univers de la rencontre événementielle pour lui donner sa juste résonance médiatique.

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