L’utilisation de l’IA en événementiel vue par Vincent Ducrey, CEO du HUB Institute

Depuis quand et comment le Hub Institute utilise-t-il l’IA pour l’organisation de ses événements ?

Le HUB Institute a intégré l’intelligence artificielle dans l’organisation de ses événements dès le début de sa stratégie de triple accélération, c’est-à-dire il y a 24 mois. L’IA est utilisée quotidiennement pour optimiser plusieurs aspects :

• Analyse des participants : 

Des outils basés sur l’IA collectent et analysent des données démographiques, comportementales et de préférences pour mieux segmenter les audiences et personnaliser les expériences participants.

• Automatisation des tâches : 

Elle simplifie la gestion logistique en automatisant les inscriptions, le suivi des participants en live par typologie et la gestion des retours post-événement.

• Contenus augmentés : 

Grâce à l’IA générative, le HUB Institute peut accélérer la création de supports visuels et textuels personnalisés, enrichissant les présentations et rendant les sessions interactives plus dynamiques. L’intégration de la vidéo arrive en 2025.

Un exemple marquant est l’utilisation d’IA prédictive pour optimiser les agendas d’événements, en recommandant des créneaux et des sujets en fonction des intérêts des participants. Le point clé : le matching triangulaire entre les sujets clés du moment, les opportunités de sponsoring et l’évolution de la typologie de l’audience actuelle ou à recruter.

Êtes-vous en mesure de quantifier les bénéfices de l’IA sur ce volet organisationnel ?

Oui, les bénéfices sont clairement quantifiables à différents niveaux :

• Efficacité organisationnelle : 

Grâce à l’automatisation de tâches répétitives, les équipes événementielles consacrent dès maintenant 25 % de temps en moins à la gestion opérationnelle, se concentrant davantage sur des activités stratégiques. Plus le % d’automatisation va augmenter, plus la capacité de refocus sera grande.

• Satisfaction client : 

Les sondages post-événements montrent une hausse de 20 % de la satisfaction des participants, liée à des recommandations personnalisées de parcours et une fluidité dans les interactions. Les sondages eux-mêmes sont analysés par l’IA qui propose des pistes de décisions. 

• Durabilité : 

Les outils numériques et les simulations logistiques permettent de réduire l’empreinte écologique, par exemple en minimisant les déplacements inutiles grâce à la généralisation d’’événements hybrides, mais aussi une meilleure gestion des flux sur site.

Comment l’IA transforme-t-elle la gestion mais aussi l’expérience des participants ?

Pour la gestion :

• Prédiction et anticipation : l’IA aide à prévoir les pics d’affluence et à ajuster les ressources logistiques en temps réel.

• Suivi en temps réel : des dashboards intelligents permettent à nos équipes « live » de suivre la performance des sessions et d’identifier rapidement les zones nécessitant des ajustements.

Pour les participants :

• Recommandations personnalisées : grâce à des algorithmes d’apprentissage automatique, chaque participant reçoit des suggestions d’ateliers, de stands ou de contacts pertinents, favorisant une expérience sur-mesure.

• Assistants virtuels : nos chatbots alimentés par l’IA et nourris par notre base de connaissances répondent aux questions en temps réel, localisent des sessions et facilitent le networking et la réponse aux questions logistiques 

Selon vous, qu’est-ce que l’IA pourrait prochainement apporter comme nouvelles fonctionnalités à l’usage des events ?

L’avenir de l’IA dans les événements s’annonce prometteur. Voici quelques fonctionnalités à venir :

• Réalité mixte augmentée : pour des expériences hybrides immersives, permettant aux participants distants de « visiter » un stand ou de participer à une session en réalité virtuelle avec les apports hauts débits.

• Prévisions d’impact : l’IA pourrait aider les organisateurs à mesurer l’impact économique, social et écologique d’un événement avant même qu’il ne se déroule.

• Networking avancé : des outils pourraient cartographier les intérêts et besoins des participants pour organiser des rencontres encore plus pertinentes, maximisant les interactions de qualité.

• Agenda ultra personnalisé : un cas d’étude est l’utilisation de solutions saas alimentées par l’IA, où un participant pourra encore planifier davantage sa journée en fonction de ses intérêts, et même recevoir des rappels sur les sessions qu’il ne souhaite pas manquer.

• synthèse automatique : autre cas d’étude est l’utilisation du contenu vidéo et texte produit pour proposer à chaque participant une synthèse personnalisé en fonction de ses centres d’intérêts déclarés 

Quel(s) conseil(s) donneriez-vous aux organisateurs d’événements qui ne sont pas encore emparés de l’IA ?

• Commencer petit : expérimentez d’abord des outils simples, comme des chatbots ou des systèmes de gestion des inscriptions automatisés, avant de vous lancer dans des solutions complexes.

• Former vos équipes : organisez des sessions de sensibilisation pour que vos collaborateurs comprennent les opportunités qu’offre l’IA et s’y familiarisent, sans eux rien n’est possible.

• Prioriser les besoins : identifiez les points de friction dans l’organisation de vos événements et évaluez comment l’IA peut répondre à ces problématiques spécifiques avec des cas d’usages concrets et directement opérationnels .

• Adopter une approche “test and learn” : lancez des projets pilotes pour tester des solutions et affinez-les en fonction des retours terrain.

• S’appuyer sur des partenaires technologiques : collaborer avec des entreprises spécialisées qui peuvent vous accompagner dans l’implémentation et l’intégration d’outils d’IA : CRM, vidéo, gestion des audiences, production de contenu,…

En conclusion, l’IA est un levier stratégique pour transformer les événements en expériences fluides, engageantes et durables. Adopter, avec vos équipes, cette technologie aujourd’hui, c’est se préparer à répondre aux attentes de demain et garantir une croissance durable de son activité.

Pour en savoir plus, le livre de Vincent Ducrey Comment réussir votre stratégie de triple accélération :  https://www.hubinstitute.com/triple-acceleration