HRS planche avec ses clients sur la politique MICE et l’optimisation des dépenses

    workshop HRS

    Le spécialiste dans la gestion des dépenses hôtelières HRS vient d’organiser une première matinale avec des acheteurs pour mieux comprendre et optimiser leurs dépenses MICE. 

    A l’invitation de HRS, 6 clients acheteurs ont été conviés la semaine dernière à témoigner sur leurs pratiques en termes d’achats MICE. Une matinale au cours de laquelle le spécialiste dans la gestion des dépenses hôtelières a pu faire réagir ces professionnels à la suite d’une présentation du marché et des méthodes et outils pour optimiser ses dépenses. Plusieurs enseignements ont émergé de cette réunion qui valide notamment que les achats MICE s’opèrent au sein des entreprises de manière anarchique – à la différence des achats Travel – notamment en raison de la multiplicité des donneurs d’ordre.

    Méconnaissance des agences événementielles

    Parmi les constats opérés par HRS auprès des acheteurs, le fait que ces derniers dépensent beaucoup pour l’activité Meetings & Groups mais qu’ils ne savent généralement pas le quantifier, et par conséquent maîtriser les coûts.  Ils estiment contrôler leurs dépenses mais pensent ne pas pouvoir les optimiser, faute d’outils de gestion. « On estime qu’il y a seulement 2% des dépenses séminaires qui sont visibles dans les entreprises alors qu’elles le sont généralement à 50% s’agissant de l’hôtellerie chez nos clients » indique Lucie de Antoni, la directrice marketing et communication de HRS France qui a piloté cette matinée. En matière de désintermédiation, l’on constate une mauvaise connaissance des agences événementielles, souvent confondues avec les agences tourisme d’affaires. Pour les grands événements, les donneurs d’ordre externalisent et peu importe à qui finalement du moment où ils ne s’en occupent pas.

    Pas de politique MICE dans 20% des cas

    Parmi les autres problèmes soulevés, le manque de partage d’infos et de best practices en interne. Rappelons d’ailleurs que 20% des entreprises n’ont aucune politique MICE, dans 23% des cas elles sont en train de la mettre en place, et 24% y réfléchissent. L’uniformisation et la consolidation de la data s’avère également être un vrai défi. Enfin, on relève un manque de ressources, peu de personnes étant dédiées en interne au MICE. Un défi de taille donc pour des entreprises ne savent généralement pas par quoi commencer.

    Comment optimiser ?

    Aujourd’hui les entreprises font en moyenne 12 demandes de devis pour des prestations MICE, ce qui n’est pas optimal pour les prestataires et génère du temps perdu chez les donneurs d’ordre.  L’utilisation d’un outil on line, tel que Meetago développé par HRS, permet d’unifier les processus, de comparer, de gérer ses appels d’offres, les renégociations, ou encore les conditions d’achats, un point qui fait encore débat chez les acheteurs.  La plateforme on line permet aussi de gagner du temps, HRS estimant à 59% l’optimisation du temps de traitement avec l’utilisation de son outil. Parmi les autres avantages, on notera la possibilité de calculer le coût par participants et par no shows, de faire un sourcing permanent de prestataires et de l’automatisation des flux qui permet d’agglomérer les coûts, dont le transport. Au travers de la présentation aux acheteurs de son outil Meetago, HRS a tracé des pistes d’amélioration des process en matière de MICE. L’outil est accessible depuis l’onglet groupes ou séminaires du portail HRS. Pour les entreprises qui possèdent déjà une stratégie d’achat sur ce segment, le spécialiste propose une version premium permettant la personnalisation de l’outil.

    • Laurence Rousseau

      directrice de la rédaction

      Aux commandes de la marque Meet In depuis 2000, Laurence poursuit l'analyse de l'univers de la rencontre événementielle pour lui donner sa juste résonance médiatique.

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